Como se sabe, apesar de a parte sancionatória ainda estar com a eficácia suspensa, a LGPD está vigente desde Setembro de 2020 buscando orientar a forma como Dados Pessoais devem ser tratados por todas as corporações.

Um dos principais Setores que está sendo diretamente impactado pela novel Normatização e, portanto, demanda especial atenção, é a área de Recursos Humanos. É neste Setor que as corporações tratam, massivamente, Dados Pessoais, Comuns e Sensíveis, de seus Colaboradores, desde a fase pré-admissional até após o término da Relação de Trabalho.

Lembremos que é no RH e nas suas subáreas que:

• se define os benefícios dos Colaboradores (Vales Transporte, Alimentação e Refeição; Planos de Saúde...);

• as políticas de treinamentos e de progressão na carreira;

• as políticas de segurança física/ambiental e de saúde (ASO, Ergonomia...);

• ocorrem os embates Sindicais; e,

• assim por diante.

Sob esta ótica e para se adequar à LGPD, os processos de COLETA, ARMAZENAMENTO/RETENÇÃO, COMPARTILHAMENTO, TRANSFERÊNCIA, ELIMINAÇÃO, SEGURANÇA, INFORMAR e correlatos, deverão ser revistos, desde a fase de contratação de novos Colaboradores até o período pós-contratual para atenderem as exigências legais.

Ademais, as corporações terão de se ajustar ainda para poderem atender os direitos (arts. 18 até 23 da LGPD – Acesso, Retificação, Bloqueio, Eliminação...) dos Titulares de Dados Pessoais de modo efetivo, registrável e responsável.

Evidente que tal adequação não é simples, pois importa no ajuste de praticamente todos os processos até então existentes no RH e de atuação multidisciplinar com comprometimento da Alta Direção e do C-Level.

Buscando exemplificar um pouco como este caminho deve ser trilhado, pensemos numa corporação que gostaria de abrir um processo admissional para contratar um novo Colaborador para o cargo “X”.

Pelo princípio da Privacy by Design, antes de realizar tal processo seletivo, a respectiva corporação deverá analisar, interna corporis:

• quais Dados Pessoais são minimamente necessários (Privacy by Default) para realizar o processo;

• como irá realizar a coleta (internet, empresa terceirizada, pessoalmente...);

• onde irá armazená-la para que haja a devida segurança.

Feitas tais definições, a corporação poderá dar início ao seu certame, para tanto, precisará expor aos interessados (Titulares), de forma SIMPLES, OBJETIVA e CLARA:

• o rol de Dados Pessoais que necessitará;

• a FINALIDADE de tal coleta;

• a BASE LEGAL ou BASES que autorizam a realização do ato;

• se haverá COMPARTILHAMENTO e/ou TRANSFERÊNCIA internacional;

• como o TRATAMENTO será realizada desde a coleta até a eliminação;

• o PRAZO que manterá tais Ativos em suas mãos.

Ressalvamos ainda que, quando do término do processo seletivo e antes da realização da contratação, se houver tratamento de Dados Sensíveis e de Crianças e Adolescentes, as cautelas, respectivamente, dos arts. 11 e 14 da LGPD deverão ser necessariamente observadas.

Finalizando este pequeno relato, entendemos ser imprescindível também, deixar claro, desde a época da abertura do processo seletivo que, o candidato escolhido, terá de fornecer uma série de outros Dados Pessoais (conforme será a este esclarecido oportunamente), para fins de viabilizar a formalização do contrato de trabalho e, por exemplo, para adimplir obrigação legal.

Sintetizando, dentre os vários Setores das corporações que terão de rever os seus processos de Tratamento de Dados Pessoais, o RH é dos que mais está sendo atingido, tanto pelo volume e natureza de Informações Pessoais que lá trafegam como por, corriqueiramente, compartilhar tais Informações com Terceiros.

Fonte da foto utilizada: Negócio foto criado por ijeab